成長するには必須！日報を書くことの重要性

こんにちは！コーダーの丸山です。

今回は、「日報」の重要性についてお話していこうと思います。

なぜ日報を書くべきなのか、どこで役に立つのかと疑問に思っている方はぜひ読んでみてください。

 

日報を書くことは無駄なこと？

皆さんは日報を書いたことはありますか？

また、日報を書いたことのある人の中で

• なんでこんな面倒で無駄なことをしているのだろう
• 時間の無駄
• 作業報告だけなら日報でなくてもいいんじゃないか

と思った方もいるのではないでしょうか？

実際、僕も日報を書くことは無駄だと思っていました。

しかし、日報への考え方・書き方を変えることで、日報は決して無駄ではなく自分の今後の考え方や時間の使い方に影響する大切なものだと気が付きました。

では、どのような考え方・書き方をすれば意味のある日報になるのか見ていきましょう。

 

なぜ、日報を書く必要があるのか

1.PDCAサイクルを効率的に回すため

PDCAサイクルとはPlan (計画)、Do (実行)、Check (評価)、Action (改善)の頭文字を取ったもので、作業や仕事を行う上で重要な考え方のことです。

このサイクルを日報に置き換えると

となります。

このサイクルに沿った日報を作ることで、「振り返り」ツールとして有意義に活用ができます。

また、PDCAサイクルを意識することで、質の高い業務へとつなげることができます。

 

2.人とのコミュニケーションをとるため

組織の中で円滑に業務を行うためにはコミュニケーション能力は重要です。

しかし、人によってコミュニケーションの取り方は大きく違います。

その違いを少なくするためにコミュニケーションツールとして日報が利用できるのです。

作用を行っている中での疑問点などを日報に書いておき、フィードバックをしてもらうことでコミュニケーションができます。さらに、リモートなどで顔をあわせることがなかったとしても、日報を通して個人の状態を知ることができるのです。日報を提出し、フィードバックを行うことで信頼関係を築くことも可能です。また、日報に仕事とは別の個人的な内容を各部分を作ることで、その人の仕事以外の雰囲気や考え方などを感じ、より理解が深まります。

 

3.進捗状況の確認、共有のため

日報を書くことで、自分が今どのくらい作業を終えているのかをなんとなくではなく、客観的にみることができます。さらに、上司や同僚にも自分の進捗を明確に共有することができるので、個人の作業スピードも知ることができます。

明確な進捗を共有することで、仕事の管理者が適切なタスクを配置できることにもつながります。

日報にはこのようなメリットがあります。

これらの点を意識して書くことで、「無駄な日報」から「意味のある日報」に変えることができます。

また、日報が無駄なものになるか意味のあるものになるかは自分の意識次第だと思います。日報を書くのであれば、自分の成長につながることも意識して書くことで今までの考え方と違った日報になるかもしれません。

 

では、次にどのような書き方をすると意味のあるものになるのか見ていきましょう。

先程お伝えしたポイントを踏まえた日報の例をご紹介します。

 

 

最後まで読んでいただきありがとうございます！

日報を書く重要性を理解して使うことで、作業に対して日報は大きな力となってくれます。

ただ、「書くように言われているから」という理由ではなく、自分の成長につながるツールとして日報を活用してみてはいかがでしょうか？